In der Geschäftswelt sind Treffen zwischen Kollegen weit verbreitet. Sie können sich aus einer Vielzahl von Gründen treffen – von einem einfachen Treffen bis zum Erstellen Ihres vierteljährlichen Finanzplans, zum Beispiel. Tatsächlich sind Geschäftstreffen so alltäglich, dass der durchschnittliche Angestellte in den Vereinigten Staaten ungefähr daran teilnimmt 8 Sitzungen pro Woche. Das kommt einer Erschütterung gleich 55 Millionen Meetings werden jede Woche abgehalten quer durchs Land!
Bei so vielen Meetings ist es unvermeidlich, dass sie nicht alle absolut effizient oder, seien wir ehrlich, nützlich sind. Wir sind alle aus mindestens einem Meeting herausgekommen und haben gedacht “naja… das hätte auch eine E-Mail sein können“.
Um sicherzustellen, dass Sie die effektivsten Meetings durchführen, haben wir eine kurze Liste der häufigsten Arten von Geschäftsmeetings zusammengestellt, denen Sie wahrscheinlich begegnen werden, sowie ein paar Tipps, damit sie sich wirklich lohnen .
Tauchen wir ein!
Die 5 häufigsten Arten von Geschäftstreffen
Wohlgemerkt, keine zwei Meetings sind gleich. Sie alle variieren abhängig von den Meeting-Teilnehmern, den von Ihnen gesetzten Zielen, dem Zeitpunkt, an dem sie stattfinden, und mehr. Es gibt jedoch 5 übergreifende „Konzepte“ für Geschäftstreffen, die am häufigsten stattfinden.
Typ 1: Brainstorming-Sitzungen
Bei den vielleicht aufregendsten Meetings geht es bei Brainstorming-Sitzungen darum, mit dem Team kreativ zu werden. Ob Sie nach Möglichkeiten suchen, ein Problem zu lösen oder neue Ideen für eine Strategie, ein Produkt oder eine Kampagne zu entwickeln, Brainstorming-Sitzungen helfen den Menschen wirklich, über den Tellerrand hinauszublicken, indem sie Ideen austauschen.
Und natürlich können diese Meetings online über Videokonferenz-Tools wie Zoom stattfinden. Allerdings, ein aktuelle Studie von Nature hat vorgeschlagen, dass virtuelle Meetings kreative Ideen tatsächlich einschränken können, indem sie unsere Fähigkeit blockieren, die natürlichen Warteschlangen des anderen zu lesen und uns von allen um uns herum inspirieren zu lassen. Aus diesem Grund kann Ihnen ein persönliches Brainstorming dabei helfen, mehr Ideen zu generieren und innovativere Lösungen für ein Problem zu finden!
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Meetings im wirklichen Leben dazu beitragen können, Produktivität und Kreativität zu steigern? Kasse Dieses Video von unserem COO Huw Slater und CPO Sally Sourbron, die genau darüber an der SaaStr 2022 sprechen!
Typ 2: Statusmeetings
Wir alle wissen, dass Geschäftskommunikation manchmal schwierig sein kann. Von einer wichtigen E-Mail, die im Spam landet, bis hin zum Verpassen einer Slack-Nachricht oder was auch immer, es kann ziemlich einfach sein, mit dem, was Ihre Kollegen tun, ins Hintertreffen zu geraten.
Deshalb sind regelmäßig geplante Status-Update-Meetings so wichtig! Sie geben Teammitgliedern die Möglichkeit, mitzuteilen, woran sie arbeiten, Ziele aufeinander abzustimmen und sogar einige Aktionselemente herauszubringen!
Damit diese Meetings am effektivsten sind, stellen Sie immer sicher, dass Sie eine Meeting-Agenda haben, die jedem Teammitglied Zeit lässt, sich auszutauschen. So stellen Sie sicher, dass alle zu Wort kommen und Ihre ruhigeren Kollegen nicht übersehen werden.
Das Festhalten an Ihren Tagesordnungspunkten stellt auch sicher, dass Sie alles, was Sie geplant hatten, in Ihrem vorgegebenen Zeitrahmen abdecken. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, das Meeting abzusagen, wenn es zu diesem Zeitpunkt keine wichtigen Gesprächsthemen gibt.
Typ 3: Einzelgespräche
Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um Treffen, bei denen Sie mit nur einer Person zusammenkommen. Sie sind eine Gelegenheit für zwei Menschen, sich zu einem bestimmten Zweck zu treffen. Beispielsweise könnten Sie ein wöchentliches Einzelgespräch mit Ihrem Vorgesetzten führen, bei dem Sie zusammenfassen, woran Sie in der letzten Woche gearbeitet haben. oder haben Sie eine Peer-Review-Sitzung.
Vielleicht triffst du auch einen Kollegen, mit dem du an einem Projekt arbeitest, oder triffst einfach jemanden, der dir helfen kann, aus der Klemme zu kommen!
Diese Treffen haben eine Vielzahl von Vorteilen. Sie sind großartig, um gemeinsam mit einer anderen Person an einer Arbeit voranzukommen, sie können eine wunderbare Möglichkeit sein, einen Kollegen auf einer persönlicheren Ebene kennenzulernen, und können Ihnen wirklich helfen, dort voranzukommen, wo Sie zuvor vielleicht ein wenig verloren waren .
Es kann jedoch auch sehr leicht sein, in diesen Meetings vom Thema abzukommen, besonders wenn die Person, mit der Sie chatten, ein Freund ist!
Typ 4: Problemlösungsmeetings
Problemlösungsmeetings erfordern oft viel Teamarbeit, um Lösungen für eine bestimmte Herausforderung zu finden. Dies sind intensiv zweckorientierte Meetings, bei denen ein klares Ergebnis erforderlich ist.
Je nach Art Ihres Unternehmens und in welcher Abteilung Sie tätig sind, werden die Probleme und Lösungen, die Sie in solchen Meetings besprechen, natürlich variieren. Eines haben diese Arten von Meetings jedoch immer gemeinsam – die Notwendigkeit, eine Lösung zu finden.
Unterschiedliche Probleme können mehr als ein Problemlösungsmeeting erfordern. Deshalb ist es so wichtig, dass Sie die Lösungen, die Sie und Ihr Team gefunden haben, weiterverfolgen. Schauen Sie vorbei, um zu sehen, wie sie vorankommen, und organisieren Sie gegebenenfalls ein weiteres Treffen, um zu bewerten, ob weitere Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Typ 5: Treffen zur Entscheidungsfindung
In der Regel auf Unternehmensleiter ausgerichtet, meinen wir mit Besprechungen zur Entscheidungsfindung tendenziell Besprechungen, bei denen wichtige Unternehmensentscheidungen getroffen werden. Entscheidungen auf höchster Ebene werden oft diskutiert – eine Vorstandssitzung ist ein großartiges Beispiel für die Art von professionellem Treffen, bei dem wichtige Entscheidungen getroffen werden.
Sie können aber auch Entscheidungssitzungen auf allen Ebenen abhalten – die Entscheidung über eine Strategie für das Jahr mit Ihrem Team würde sicherlich in diese Kategorie fallen.
Es ist wirklich wichtig, dass diese Meetings klar strukturiert sind und von Anfang bis Ende des Meetings ein klares Ziel haben. Die Vorbereitung einer Agenda im Voraus ist sehr nützlich, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Punkte in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit abdecken.
Unsere Top-Tipps für ein wirklich erfolgreiches Geschäftsmeeting
1. Haben Sie ein klares Ziel
Der sicherste Weg, um die Fallstricke bei der Einrichtung von Besprechungen zu vermeiden, die E-Mails hätten sein können, ist die Organisation. Es ist wichtig, den Zweck des Meetings allen Teilnehmern im Voraus bekannt zu machen – es gibt jedem Zeit, darüber nachzudenken, was besprochen werden soll, und bei Bedarf alles vorzubereiten.
Die Durchführung von zielgerichteten Meetings ist der beste Weg, um diesen professionellen Interaktionen einen Mehrwert zu verleihen.
2. Laden Sie die richtigen Leute ein
Vermeide den “sicher, Ben könnte über diese Dinge Bescheid wissen, fügen Sie ihn dem Anruf hinzu. Attitüde. Denken Sie darüber nach, ob „Ben“ wirklich in der Besprechung sein muss – wird er ein Gesprächsvermittler oder nur ein stiller Teilnehmer sein? Hat „Ben“ etwas davon? Wird er etwas Wertvolles beitragen?
Mehr ist nicht immer besser, also prüfen Sie Ihre Teilnehmerliste sorgfältig, bevor Sie eine Besprechungsanfrage an die Hälfte Ihrer Abteilung senden.
3. Machen Sie sich während des Meetings Notizen (damit Sie nichts vergessen)
Wir können nicht erwarten, dass jeder Notizen macht, aber das Notieren wichtiger Diskussionspunkte ist der beste Weg, sich an die Details zu erinnern. Es ist immer gut, sich eigene Notizen zu machen, aber einige Teams und Meetings könnten davon profitieren, einen der Teilnehmer zu benennen, der das „Meeting-Protokoll“ schreibt.
Dies ist besonders nützlich bei Besprechungen, bei denen viele Ideen ausgetauscht werden, wie z. B. bei einer kreativen Strategiesitzung oder einem Ideenworkshop für ein neues Produkt.
4. Unterbrechen Sie nicht, wenn jemand spricht
Das mag ein wenig offensichtlich sein, aber es muss trotzdem gesagt werden! Lassen Sie die Leute während eines Meetings ihre Gedanken zu Ende bringen, bevor Sie eintreten, um Ihre Gedanken zu äußern. Manieren sind wichtig, egal in welcher Art von Meeting Sie sich befinden.
Egal, ob es sich um eine Teambuilding-Veranstaltung oder ein Treffen zur Entscheidungsfindung handelt, stellen Sie einfach sicher, dass Sie immer respektvoll mit anderen und ihrer Zeit umgehen.
5. Berücksichtigen Sie Zeit und verschwenden Sie sie nicht
Sie müssen von dem Moment an, in dem Ihr Meeting beginnt, immer der Zeit überdrüssig sein. Es kann sehr leicht passieren, dass man abschweift und wertvolle Besprechungszeit verschwendet, indem man über etwas spricht, das nicht wirklich so wichtig ist.
Ein weiterer Fallstrick kann darin bestehen, dass Sie bei einem bestimmten Thema stecken bleiben und es versäumen, alles andere zu behandeln, was Sie im Sinn hatten, bevor die Zeit abläuft. Behalten Sie immer die Uhr im Auge!
6. Fassen Sie zusammen und setzen Sie am Ende umsetzbare Ziele
Stellen Sie sicher, dass am Ende Ihres Meetings allen klar ist, was sie tun sollen. Nehmen Sie sich am Ende des Anrufs 5 Minuten Zeit, um das Besprochene zusammenzufassen und Aktionspunkte zu bestätigen, da dies garantiert, dass alle am Ende auf derselben Seite sind.
Es kann leicht zu Verwirrung kommen, insbesondere wenn mehrere Aktionspunkte besprochen wurden. Diese kurze Zusammenfassung ist eine gute Möglichkeit, alle Falten auszubügeln und den Leuten Zeit zu geben, Fragen zu stellen.
